Vor einiger Zeit hatte ich das große Glück, mit einem Manager zusammenzuarbeiten, der mir etwas mit auf den Weg gab, das ich bis heute beherzige und für mich noch weiter entwickeln konnte. Es geht um den großen Mehrwert einfacher Fragen beim Treffen von Entscheidungen.
Die Ausgangssituation
Meine Aufgabe im Unternehmen war es, einen geeigneten Standard für das Projektmanagement bei der Produktentwicklung in der R&D Abteilung zu etablieren. Bis dato gab es keinen niedergeschriebenen Standard. Jede Projektleiterin und jeder Projektleiter nutzte eigene Methoden und Werkzeuge. Insbesondere für die beteiligten Hard- und Softwareentwickler war es z.T. schwierig, die unterschiedlichen Anforderungen zu bedienen und die Spielregeln mussten zu Beginn der Projekte oft neu definiert werden. Damit verlor das Projektteam schon zu Beginn einige Tage an Arbeitszeit, bevor es richtig loslegen konnte.
Es war eines meiner ersten prozessbezogenen Optimierungsprojekte und ich analysierte die bisher erprobten Methoden und Werkzeuge. Anschließend stellte ich einen Vergleich über den jeweiligen Einfluss auf Aufwand und Projektlaufzeit, die Erfüllung betriebsinterner und normativer Vorgaben sowie Nutzen bei der Sicherstellung von markt- und kundenspezifischen Anforderungen. Neben den bereits etablierten Methoden schaute ich mir auch noch weitere, bisher nicht genutzte Ansätze an.
Optionen mit einfachen Fragen bewerten
Am Ende des Projektes sollte ein Projektmanagementprozess sowie ein Handbuch entstehen, welche das Vorgehen bei Entwicklungsprojekten sowie die eingesetzten Methoden beschreibt. Hierzu war es notwendig, die effektivsten Ansätze auszuwählen und den administrativen Aufwand zu reduzieren. In den Diskussionen mit dem Entwicklungsleiter haben wir basierend auf der durchgeführten Analyse verschiedene Szenarien erstellt und einzelne Prozessschritte bewertet. In der Diskussion stellte der Entwicklungsleiter im Wesentlichen immer wieder zwei Fragen:
Was bringt es uns?
Was hält uns davon ab?
Optionen, die keinen klaren Mehrwert lieferten, wurden aussortiert. Optionen mit Mehrwert wurden auf mögliche Umsetzungshürden bewertet. Einige Themen konnten so sehr schnell und unkompliziert in das Konzept übernommen und andere Ansätze ebenso schnell wieder verworfen werden. Bei sehr komplexen Themen, die möglicherweise weitreichendere Auswirkungen gehabt hätten, bzw. noch „offene Enden“ besaßen wurden in dem Meeting nicht bis zum Ende diskutiert. Wir wollten keine Gefahr laufen, unsere Zeit mit Mutmaßungen und unbestätigten Annahmen zu verschwenden. Punkte mit weiterem Klärungsbedarf wurden zunächst zurückgestellt, um weitere Informationen einzuholen und zu einem späteren Zeitpunkt neu zu bewerten.
Quick Wins für effiziente Entscheidungen
Diese zwei Fragen haben sich bei mir eingebrannt. Sie sind so grundlegend und einfach, dass sie mir einfach nicht mehr aus dem Kopf gingen. Und sie zeigten die große Wirkung bei der Steigerung der Effizienz der Meetings. Außerdem lässt sich dieses Vorgehen auch auf viele andere Aufgabenstellungen übertragen. Ich nutzte seither diese Form der einfachen Fragen regelmäßig mit großem Erfolg in Projekten. Im Laufe der Zeit habe ich die Fragen bzw. das Ziel dieser Fragen noch einmal etwas weiter ausgearbeitet. Die folgenden Punkte wende ich heute regelmäßig und konsequent an, wenn es darum geht, Maßnahmen zu bewerten und Optionen umzusetzen oder es bleiben zu lassen.
- Ich Frage nicht nur: „Was bringt es uns“, sondern stelle auch die Gegenfrage: „Was bringt es uns nicht?“
- Diese beiden Fragen müssen immer auf das Projektziel bzw. die unternehmerischen Ziele ausgerichtet sein. Sind diese Ziele, bzw. Messgrößen anhand derer ein Zielfortschritt ermittelt werden kann, noch nicht klar festgehalten und von allen Beteiligten verstanden, muss diese Voraussetzung zunächst geschaffen werden.
Die Frage könnte anhand eines konkreten Zieles also zum Beispiel lauten: „Was bringt uns diese Maßnahme (nicht) in Hinblick auf unser Ziel, die Reklamationsrate auf unter 3% zu bringen“.
- Wenn von einer Maßnahme auf Basis der „Was“ Fragen ein positiver Beitrag zur Erreichung des Zieles angenommen werden kann, folgt die Frage „Was hält uns davon ab“. Und auch hier lässt sich noch eine weitere wichtige Frage direkt anschließen: „Was brauchen wir dafür, um dieses Hindernis zu beseitigen?“
Probieren Sie es am besten direkt im nächsten Meeting aus: Machen Sie sich (und allen Beteiligten) zunächst das Ziel des Handelns bewusst. Stellen Sie bei Neuen Ideen und anstehenden Aufgaben die oben genannten Fragen. Ich hoffe, dass es auch Ihnen dabei hilft, effiziente und klare Entscheidungen zu treffen.
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